先说结论
报销整理的关键不是把所有数字相加，而是让财务能回答：这是不是同一笔消费、谁实际付款、依据哪张凭证、申请报销多少、还缺什么。 票据上的金额、银行卡实际扣款、申请报销金额和财务核准金额是不同字段，不能因表格需要一个“合计”就混在一起。
从零散输入开始
出差人员可以陆续发来小票、电子发票、订单、银行扣款记录或一句说明。先确定这次行程的主账和保存位置；已有公司报销表时沿用实际列名和公式，不另做一份平行账本。首次只问影响当前记录的必要信息，例如行程、出差人、报销本币和公司制度是否已有；其余缺口集中记录，后续补齐。
每笔费用尽量保留消费当地日期、商户、事由、票面金额与币种、实付金额与币种、付款人及凭证来源。跨时区时不要把当地消费日、银行入账日和录入时间混成同一天。看不清的票据和冲突记录写“待核”，不根据目的地或聊天时间猜金额与日期。
一笔费用可能有多张凭证
一张酒店小票、一条银行卡扣款和一份订单，可能是同一笔住宿费；一张银行账单也可能包含多笔消费。先配对，再记账，用一个稳定的费用 ID 关联多个凭证。相似交易只能提示“疑似重复”，不能自动合并或删除原件。押金、预授权、未完成付款和现金换汇也不应直接当成新消费。
左右滑动查看完整表格 ↔
| 情况 | 应怎样记录 | 不能怎样做 |
|---|---|---|
| 外币小票与本币扣款 | 同时保留原币原金额和银行实际结算；若用公司批准汇率，单列依据。 | 拿另一笔的汇率冒充逐笔实扣。 |
| 退款或部分退款 | 关联原费用，保留退款凭证、金额和日期，核对净额。 | 只改原小票金额，抹掉发生过的消费和退款。 |
| 公司、同事或客户代付 | 写明实际付款人和凭证；个人垫付申请不包含已由他人付款的部分。 | 看到员工经手就算成个人已垫付。 |
| 公司预借款 | 记录员工经办费用与借款，在结算时抵扣。 | 把借款当支出，再从每笔费用里重复扣减。 |
| 个人消费或无票支出 | 仍可记录发生事实，标明分类与待核依据。 | 未经公司制度和财务确认就写“可报销”或“可抵税”。 |
交给财务时应有什么
一份费用明细列清费用 ID、事由、当地日期、票面/实付信息、付款人和申请状态；一份凭证索引指出每笔对应哪些原件；一份待核清单集中列出缺票、金额冲突、公司口径、退款、分摊或审批问题。原始凭证、主账和索引应能按 ID 互相核对，但它们的文件数量不必相等。
若已有公司表格，续记应保留原公式与历史状态；修改前备份，写后读回核对。技能可以整理资料和计算可核的金额，不能替代财务审批、税务判断或最终支付。 没有审批证据不写“已核准”，未知金额不填零。
开始使用
差旅记账与报销整理技能 1.0.0 已在 WorkBuddy 上架，官网也提供原包。使用时选择本次行程的实际工作区，逐批输入票据和账单，检查技能给出的新增费用 ID、保存位置与待核项。图片/PDF 识别、文件写入和 Excel 处理取决于当前助手实际可用的工具；无法读取的原件应列明，而非虚构识别结果。云端任务空间也不等于用户本机目录。