过去两个月，我把客户开发这套活儿，一点一点交给了自动化。
现在的节奏是这样：
每天早上，它出一张晨报，告诉我谁回信了、谁沉默太久了、哪几个邮箱不能发。
白天，它每小时扫一次邮箱。
晚上，它按客户的当地时间，分三个窗口把该发的邮件起草好。
十一点，把我确认过的发出去。
这套东西不完美，后面会说。先讲它现在在干什么。
一、我为什么要做这个
说到底就两件事：时差，和记不住。
客户分布在拉美不同城市，与北京时间存在时差。有时他们开始工作，我这里已经到了晚上。具体相差几小时，要按客户所在城市、日期和夏令时核对。一封邮件想在他上班第一时间到，我就得半夜起来发。偶尔一次行，天天如此不现实。
记不住这件事更麻烦。
我有一张表，记着每家客户走到哪一轮、什么时候该跟进。听着挺规范，实际上经常对不上。
上个月核对，发现一家客户，表上写着"草稿待发"，这个状态挂了二十多天。翻邮箱才知道，那封邮件 9 月 10 号就发出去了，9 月 23 号还跟了一封。表根本没更新。
还有一家，表上记着"第 3 轮已发"，实际停在第 2 轮。
原因很简单：发邮件是一个动作，填表是另一个动作，中间隔着我这个人。
那天我想通一件事：邮件操作不能只凭表格和记忆，要回到实际邮件记录核对。
服务器和客户端也可能有同步延迟。已发送记录可以帮助核对发送动作，但不能单凭它断定对方已收到、已阅读，或者已经理解了邮件。
二、它每天在干什么
早上，一张晨报。
我还没出门，它已经把收件箱、发件箱、垃圾箱扫过一遍。晨报里是这些：
昨天有没有客户回信（有的话列出来，24 小时内要处理）；
有没有退信；
哪些客户的域名有问题，今天别往那儿发；
哪些客户沉默超过 30 天了，该换个角度；
表格记录和邮箱实况对不上的，标出来；
它拿不准的事，单独列一块等我定。
退信为什么要单独盯？因为退信通知经常落在垃圾箱里。上一轮排查，它连垃圾箱里一封招聘网站的周报都捞出来了，确认不是退信。
白天，每小时一次巡检。
客户什么时候回信不由我定，所以它每小时看一次。
发现新回复就走三步。先看这家客户是谁、走到哪一轮、之前用过什么角度。再翻开发日志，看上次聊到什么程度。最后结合我们的产品口径和对方原话，把回复草稿拟出来。
有个细节我挺喜欢：巡检虽然每小时一次，但北京时间晚上十一点半到早上七点，它只扫描记录，不通知我。这首先是我自己的免打扰时段；客户当地是否处于工作时间，需要另外核对。
晚上，三个发送窗口。
邮件是要挑时间发的。所以我按客户的当地时间，把发送排成三个窗口——
按不同客户的所在地和工作时段分别排队，而不是把整个国家固定套进一个时差。发送前再检查当地时间；节假日和夏令时变化也要重新确认。
每个窗口开工，先把该发的邮件起草出来。写完过一道评分：这一封跟上一封角度重不重、跟这家客户相不相关、语言地道不地道、对方读完之后那个动作要花多久完成。我当时给自己设了 95 分的审核线，低于这个数就退回修改。这是自定检查尺度，不是对邮件效果或回复率的客观保证。
我在地铁上或者睡前看一眼草稿，点头，或者改一句。晚上十一点，收口窗口把确认过的发出去。
三、上周一那天夜里
挑一天说得具体点。
晚上十点，哥伦比亚窗口两封邮件起草完，评分 98 和 97，进了草稿箱。
十一点零三分，一天攒下的五封邮件，一起发出去。
十一点零七分，其中一封的回复进来了。
从邮件出去，到对方回信，四分钟。
我是十一点五十五分知道的。那轮巡检扫到收件箱多了一封，认出是刚发出去那封的回复。它把客户文件、开发日志、沟通记录一次性更新完，然后列进等我决策的清单。
四分钟是偶然，不天天有。但后面的事不是偶然。
回信的人要两份产品目录，我们手上没有现成的对外版本。凌晨两点二十八分，附件确认好，那封回复发了出去。
说清楚一点：那晚真正自动的是前半段——发现回信、判断性质、列出要准备的东西、把草稿拟好。决定发什么、按下发送，还是我。中间那两个小时我在睡觉，草稿就躺在那里等。
那天夜里，从发信、收到回信、到把东西递回去，每一环都接上了。需要准备的事项和草稿先被列了出来，最终决定仍然等我确认。
再说一个当天的细节。晚上起草的时候，五封草稿里有一封的检查日期写错了——该是 10 月 6 日，写成了 10 月 4 日。收尾时发现，改了过来。
四、我给它上的三道锁
自动化这件事，做得好不好我不太担心。我怕的是它做错的时候，我拦不住。
其实我最初最想让它干的，是"替我把邮件发出去"。这个念头后来掐掉了。它一旦能自己发，我就得时时刻刻担心它发错什么、发重什么、发给不该发的人。
所以我是反过来做的——把它的权限收得越来越紧。
第一，不确认，不发。 所有邮件都得我点过头才出去，一次例外都没有。
第二，一天最多五封。 这个数是我给自己戴的笼头。宁可慢，不要变成群发。
第三，有几类事它不碰。 报价、会议、投诉、重要客户的回复，草稿可以拟，但必须单独列出来等我拍板。它不许替我说出任何一个数字。
有人问，这些不还是得你过一遍，那自动化干嘛用。
我说：它替我记得，决定还是我做的。这两件事分开，我才敢让它跑。
五、它出过的错
这段是实话。
日期它算错过。 有一晚三个窗口起草完，收尾时发现三处“下次检查日期”填错：本该是 10 月 6 日，两处写成 10 月 4 日，一处写成 10 月 13 日。规则是第 2 轮隔 7 天、第 5 轮之后隔 14 天，它按错了档。
这些错是当天发现当天改的。要是没发现，跟进节奏就乱了。
记录它漏同步过。 有一家客户的回复，9 月 10 号就躺在收件箱里，9 月 23 号已经录进了联系人记录，但开发日志和总览都没更新。发现的办法还是老一套：拿邮箱反查记录，就对出来了。
邮件它挂错过客户。 发件箱里有一封 9 月 11 日的邮件，从主题看像是发给智利那家的。我把全文拉出来核对收件人，实际发的是哥伦比亚另一家——主题里提到的项目，是另一家的。
这个错不严重，但它说明一件事：光看记录会认错，得看原文。
还有一个坑，我踩得比较疼。
有一段时间，我按"哥伦比亚公司都用 .com.co"的规律推测客户邮箱。结果有一家，前后发了两封，一封回音都没有。我以为人家不感兴趣，冷了快一个月。
后来才发现，那个域名根本不存在。后来核对，才发现收件域名有问题。原先把没有回复理解为客户不感兴趣，是没有足够依据的判断。
最难受的是：我当时判断"他不感兴趣"，其实什么都没发生。
从那以后我给所有客户域名做了一次全量体检，查出几个有问题的：域名不存在的、没有邮件服务的、拼写是旧笔误的。然后写进规矩：起草前先查收件域名有没有邮件服务，查不到就标"待验证"，不许发。
发得出去，和发得到，不是一回事。域名或邮件服务的检查只能发现部分问题，也不能证明具体收件人存在或一定能收到。
六、现在还有什么不行
进度是残缺的。 六十来家客户，完整建好状态卡的只有 6 家。剩下的要等下一次动作时顺带补。
附件资产是断的。 客户要目录，我们手上常常没有现成的对外版本，得临时做。它能准确捞出"客户要目录"这件事，但变不出目录。
它得开着电脑。 晚上三个窗口要起草，机器就不能关。这是目前最烦的一点。
判断的事，它一件也接不了。 哪家值得继续投时间、报价怎么谈、来信的人是不是关键决策人，它查得到公开信息，给不了取舍。
我对它的定位很清楚：它是个靠谱的实习生，不是合伙人。实习生管记得住、跑得勤、按规则整理，并把异常留下来；合伙人管判断。
七、最后
这套东西不是一次搭成的。从今年夏天开始一点一点长出来：先是让它帮忙整理客户资料，然后接上邮箱，再往后才是定时扫描、定时起草。中间推翻过几轮。
推翻的是什么？一开始我想让它聪明一点，能自己判断、自己决定。后来发现，我要的恰恰是它笨一点、守规矩一点。
它跑起来之后，我原以为最大的收获是效率。
其实不是。
最先感觉到的是早上睁眼的时候，脑子安静了——以前一睁眼就自动开始过清单：今天谁该跟、谁欠谁一封、谁的检查日到了。
现在它们都在系统里，不在我脑子里。